In der Zeit vor Weihnachten steigt in vielen Unternehmen der Stresspegel: Vieles muss noch rechtzeitig vor dem Fest und dem Weihnachtsurlaub geregelt werden. Die Weihnachtsfeier muss organisiert, der Jahresabschluss vorbereitet und ausscheidende Arbeitskollegen verabschiedetet werden. Außerdem ist der Dezember der Monat, in dem  Konzerne, Familienunternehmen und Selbstständige ihre Weihnachtspost an Kunden und Geschäftspartner verschicken. Alleine in Deutschland werden in der Weihnachtszeit über 80 Mio. Weihnachtskarten verschickt. Dies hat zur Folge, dass es für viele Unternehmen aufgrund der großen Weihnachtspost-Konkurrenz immer schwieriger wird, sich mit einem Weihnachtsgruß nachhaltig im Gedächtnis der Kunden und Geschäftspartner zu verankern. Wir empfehlen daher all denen, die in einem Markt aktiv sind, in dem tendenziell sehr viel Weihnachtspost verschickt wird, auf die Weihnachtskarte zu verzichten und stattdessen auf die Neujahrskarte zu setzen. Wie man die passende Neujahrskarte kauft und wobei man beim Schreiben des Neujahrsgrußes achten sollte, erklären wir dir in diesem Beitrag.   

In den Tagen vor Weihnachten quellen die Briefkästen in vielen Unternehmen aufgrund der zahlreichen Weihnachtspost nur so über. Die Menge der eingehenden Weihnachtskarten ist oftmals so groß, dass viele Karten – mitunter auch ungelesen – direkt im Papierkorb landen. Wirklich Beachtung erhalten dann nur besonders originelle Weihnachtskarten und solche, auf denen der Text mit der Hand geschrieben wurde. Der klassischen 0815-Weihnachtskarte mit dem Text „Lieber Herr Müller, wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie eine erholsame Weihnachtszeit und einen guten Rutsch ins neue Jahr. Herzliche Grüße, Dieter Schulz“ wird wenig bis gar keine Beachtung geschenkt! Wenn der Text dann auch noch in die Karte gedruckt und die Karte nicht einmal mit der Hand unterzeichnet worden ist, kann eine solche Karte für die geschäftliche Beziehung sogar nachteilig sein.

Nach dem Weihnachtsfest ist der Wettbewerb in den Briefkästen der Kunden und Geschäftspartner deutlich geringer. Dies hat zur Folge, dass der Neujahrskarte mit hoher Wahrscheinlichkeit eine deutlich höhere Beachtung als der Weihnachtskarte geschenkt wird. Aus Marketingsicht stellt eine Neujahrskarte daher ein tolles Instrument zur Kundenpflege dar. Man hat deutlich weniger Konkurrenz und kann sich somit viel nachhaltiger und einfacher im Gedächtnis der Geschäftspartner und Kunden verankern.

Unserer Checkliste soll dabei helfen, Neujahrskarten als Kundenbindungsinstrument effektiv und sinnvoll einzusetzen. Da es immer mehr Menschen mit unterschiedlichen Religionen in unserem Land gibt und die Geschäftsbeziehungen immer internationaler werden, sind Neujahrsgrüße unverfänglicher als etwa eine Weihnachtskarte an einen Moslem oder Hindu, der ganz andere religiöse Feste feiert und gar nichts für das Weihnachtsfest übrig hat.

 

Checkliste für Neujahrskarten und Neujahrsgrüße

Rechtzeitig mit der Planung beginnen

Je nach Menge der benötigten Karten, sollte zwei bis vier Monate vor dem Jahreswechsel mit der Planung begonnen werden. Werden nur einige wenige Neujahrskarten benötigt, können die Karten auch erst im Dezember bestellt werden. In größeren Unternehmen, in denen viele Neujahrskarten verschickt werden, ist es sinnvoll, wenn eine Person mit dieser Aufgabe zu betrauen. Folgende Schritte gehören in die Planungsphase:

  • Auswahl der Motiv(e) bzw. passenden Neujahrskarte(n) 
  • Formulieren des Neujahrskarten Texte 
  • Auswahl der Empfängeradressen
  • Beschriften, kuvertieren und frankieren der Neujahrskarten 

Neujahrskarten sollten ebenso wie Weihnachtskarten immer mit der Hand geschrieben werden! Insbesondere dann, wenn nur einige wenige Neujahrskarten verschickt werden sollen. Unternehmen, die einige hundert oder gar tausend Neujahrskarten verschicken, sollten die Adressaten nach A- und B-Kunden unterteilen. Während bei den A-Kunden der komplette Text mit der Hand geschrieben wird, sollten die Neujahrskarten für die B-Kunden zumindest mit der Hand unterzeichnet sein. Gleiches gilt für die Adresse auf dem Kuvert. Diese sollte wie der Text in der Karte mit der Hand geschrieben sein. Handgeschriebene Neujahrskarten erfordern natürlich deutlich mehr Zeit als gedruckte Neujahrsgrüße. Aufgrund der persönlichen Note haben sie jedoch eine viel höhere Wertigkeit. Zudem werden handgeschriebene Karten im digitalen Zeitalter immer seltener und bringen dem Empfänger eine ganz andere Wertschätzung entgegen.

Eine gut gepflegte Adressliste spart sehr viel Zeit und Kosten. Der Verteiler ist die Basis für einen gelungenen und termingerechten Versand. Neujahrsgrüße wirken besonders persönlich, wenn nicht alle Adressaten die gleiche Karte mit identischem Inhalt bekommen. Das kann bereits im Vorfeld in der Adresskartei zugeordnet werden. 

 

Die passenden Neujahrskarten bestellen

Die Neujahrskarten sollten eine hochwertige Papierqualität haben, d.h. mindestens 180 g/qm bei Doppelkarten und 350 g/qm bei Postkarten. Billigkarten aus dem Super- oder Drogeriemarkt sollten nicht verwendet werden. Hier ist die Investition in gute Qualität und einmalige Originalität ratsam. Neujahrskarten sollten immer im Kuvert verschickt werden. Während das Angebot an unterschiedlichen Weihnachtskarten quasi endlos erscheint, ist das Angebot an qualitativ hochwertigen und originellen Neujahrskarten deutlich kleiner. Nur die wenigsten Kartenverlage in Deutschland führen passende Karten in ihrem Sortiment.

 

 

 
 

Neujahrsgrüße und Neujahrswünsche formulieren 

Eine handgeschriebene Neujahrskarte transportiert eine höhere persönliche Wertschätzung als eine gedruckte Karte aus einer Online-Druckerei.

Der Empfänger sollte im Text persönlich angesprochen werden. Das beginnt mit der Anrede, die in einer Neujahrskarte "Liebe Frau ... oder Lieber Herr ..." lauten sollte. Das förmliche "Sehr geehrte Frau ... wirkt zu förmlich und ist unpassend für eine Neujahrskarte. Ebenso sollten standardisierte Neujahrsfloskeln und Textbausteine tunlichst vermieden werden. Der Empfänger der Karte erkennt nach einem kurzen Überfliegen des Textes, ob es sich um einen standardisierten Einheitsbrei handelt, der so an alle Kunden und Geschäftspartner verschickt worden ist. Besser ist es, wenn man beim Formulieren des Neujahrsgrußes Persönlichkeit und Kreativität zum Ausdruck bringt. Das bedeutet nicht, dass auf jede Karte ein individueller Text geschrieben werden muss. Das wäre so auch kaum umsetzbar und wirtschaftlich unrentabel. Individualität erreicht man, wenn der Empfänger sich persönlich angesprochen fühlt, z.B. durch einen Hinweis auf ein Ereignis im vergangenen Jahr oder ein Projekt in der Zukunft. Nachfolgend haben wir einige Muster-Formulierungen zusammengestellt, die als Inspirationsquelle für die eigene Karte dienen können:

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Lieber Herr Müller,

ich hoffe, Sie haben erholsame und besinnliche Weihnachtsfeiertage im Kreise Ihrer Liebsten gehabt und sind voller Ideen und Tatendrang ins neue Jahr gestartet. Ich möchte den Jahreswechsel dazu nutzen, mich herzlich für die produktive und inspirierende Zusammenarbeit in den vergangenen zwölf Monaten zu bedanken. Für Ihr nahendes Eigenheimbauprojekt wünsche ich Ihnen alles Gute und eine gutes Händchen bei der Auswahl der passenden Handwerker.

Herzliche Grüße

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Lieber Frau Schuster,

möge das neue Jahr ruhig starten, langsam beschleunigen und jeder Tag mindestens genau so schön werden, wie der beste Tag im vergangenen Jahr. Ich freue mich schon darauf, wenn wir uns im April in Hamburg auf der Eba-Messe wieder persönlich treffen.

Ein frohes Neues Jahr wünscht

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Lieber Herr Greiner,

zum Jahreswechsel wünsche ich Ihnen Stille für den Blick auf die vergangene zwölf Monate und Mut, Kreativität und Tatendrang für das kommende Jahr. Genießen Sie den Jahreswechsel im Kreise Ihrer Liebsten. Glück, Gesundheit und Zufriedenheit sollen Sie und Ihre Lieben in den nächsten 365 Tagen begleiten. Ich werde über die Feiertage das Buch lesen, dass Sie mir bei unserem letzten Treffen in Berlin empfohlen haben.

Herzliche Grüße

 

Grundsätzlich gilt: Weniger ist mehr, fasse die Neujahrsgrüße daher möglichst kurz. Allzu weitschweifige Ausführungen gehören nicht in einen Neujahrsgruß für Geschäftspartner. Natürlich müssen die Aussagen auch auf den jeweiligen Kunden zutreffen. Einem neuen Kunden sollte man bspw. nicht für langjährige Treue danken. Alle Formen von Werbung gehören nicht in einen Neujahrsgruß. In geschäftlichen Neujahrskarten sollte grundsätzlich Seriosität gewahrt werden. Eine Prise Humor ist aber selbstverständlich erlaubt.

Wer selber keine Zeit für das Schreiben von Neujahrskarten hat, kann diese Arbeit auch an einen Handschreibservice outsourcen. 

 

Der Versand der Neujahrskarten

Für Neujahrskarten sollten weder Standardumschläge, noch Adressetiketten verwendet werden. Besser und persönlicher kommen die Neujahrsgrüße an, wenn sie in einem hochwertigen Umschlag stecken und auch die Adresse handgeschrieben ist. Durch die Auswahl einer besonders schönen und passenden Briefmarke sticht die Neujahrskarte aus der Masse hervor. Achtung: Zum Jahreswechsel gibt es oft eine Portoerhöhung. Das sollte natürlich ebenfalls stimmen!

Wer einmal damit begonnen hat, Neujahrskarten an seine Kunden und Geschäftspartner zu versenden, sollte diesem Usus unbedingt treu bleiben. Erhält ein Kunde in einem Jahr eine Neujahrskarte und im darauffolgenden Jahr keine, ist dieser möglicherweise beleidigt. Viele Kunden haben eine sehr feine Antenne. Das sollte man auf keinen Fall unterschätzen.

Ebenso wichtig ist das Bestimmen des richtigen Versanddatums. Neujahrskarten kommen im Idealfall in den ersten zwei bis fünf Tagen nach Silvester beim Empfänger an. Das setzt einen rechtzeitigen Versand voraus. Dabei spielt immer auch der interne Postweg im Unternehmen eine wichtige Rolle und sollte unbedingt einkalkuliert werden. Sicherheitshalber sollten für den Versand der Karten mindestens zwei bis drei Tage einkalkuliert werden. Damit die Karten noch aktuell sind, sollten die Neujahrsgrüße auf jeden Fall in der ersten Januarhälfte beim Kunden eintreffen.

 

Fazit

Neujahrskarten sind eine sinnvolle und zudem sehr zeitgemäße Alternative zur klassischen geschäftlichen Weihnachtskarte. Sie stellen eine tolle Möglichkeit dar, um sich von der Masse der Weihnachtskartenschreiber abzuheben. Darüber hinaus sind sie ein ideales und effektives Instrument zur Bindung und Pflege von Kunden- und Geschäftsbeziehungen. Wichtig ist, sich über die benötigten Ressourcen klar zu werden und die zuvor beschriebenen grundlegenden Regeln zu beherzigen. Unbedingt sollten in einer Neujahrskarte Leidenschaft und Persönlichkeit zum Ausdruck gebracht werden. Wenn einem das Schreiben von Neujahrskarten als lästige Pflicht erscheint, sollte hierauf besser komplett verzichtet werden! Ansonsten läuft man in Gefahr, Geschäftsbeziehungen durch einfallslose, billige und unpersönliche Neujahrsgrüße zu gefährden.