Firmen Weihnachtskarten schreiben? Wenn ja, dann richtig!

Die Weihnachtskarte gehört in vielen Unternehmen seit Jahrzehnten zu einem der wichtigsten Instrumente zur Pflege der Kunden- und Geschäftsbeziehungen überhaupt. Das Potential, das in der Weihnachtskarte liegt, haben immer mehr Unternehmen erkannt. Das hat zur Folge, dass sich in der Weihnachtszeit in vielen Briefkästen die Weihnachtskarten nur so stapeln. Wer trotz der enormen Konkurrenz an Kartenschreibern beim Empfänger einen bleiben Eindruck hinterlassen will, sollte einige grundlegende Regeln beachten. Wir haben in diesem Leitfaden zehn Tipps zusammengestellt, die dich beim Handling der Weihnachtskorrespondenz unterstützen sollen.  

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Tipp 1: Frühzeitig mit der Planung beginnen

Mit der Planung der Weihnachtskorrespondenz sollte drei bis sechs Monate vor Weihnachten begonnen werden. Letztendlich muss der Beginn der Planung von der Anzahl der zu verschickenden Weihnachtskarten und der Form der Personalisierung abhängig gemacht werden. So ist es mit deutlich mehr Aufwand verbunden, wenn 50 Geschäftskunden eine handgeschriebene Weihnachtskarte erhalten, als wenn 500 standardisierte Weihnachtskarten mit einem eingedruckten Text verschickt werden. Die Planung der Weihnachtskorrespondenz umfasst von der Suche nach der passenden Weihnachtskarte, über die Erstellung und Pflege einer Empfängerliste, bis hin zur Formulierung der Weihnachtswünsche viele kleine Teilschritte. Daher sollte die Verantwortung für die Planung und Steuerung bei einer Person im Unternehmen liegen.

 

Tipp 2: Eine gepflegte Adressliste bildet das Fundament

Aus der fertigen Adressliste kann der Bedarf an Weihnachtskarten abgeleitet werden. Wenn man an unterschiedliche Kunden verschiedene Weihnachtskarten verschicken will, kann man diese Information in der Liste hinterlegen. Ebenfalls kann man für jeden Kunden ein besonderes Ereignis aus den vergangenen Monaten bzw. dem kommenden Jahr hinterlegen. Hierauf kann man sich später beim Scheiben der Weihnachtsgrüße beziehen. Als Basis sollte immer die Adressliste aus dem Vorjahr dienen. Wird zusätzlich zu der Weihnachtskarte noch ein Geschenk mitgeschickt oder unterschreiben unterschiedliche Mitarbeiter auf den Karten, sollte diese Informationen in der Liste hinterlegt werden.

 

Wenn die private Adresse des Kunden oder Geschäftspartners bekannt ist, sollte die Karte an diese geschickt werden. Das wirkt vertrauter und man kann durch diese Geste zum Ausdruck bringen, dass sich die Sympathien nicht nur auf die geschäftliche Ebene beziehen.

 

Tipp 3: Qualitäts-Weihnachtskarten kaufen

Bei der Suche nach der passenden Weihnachtskarte sollte man sich an den CI-Vorgaben und an den Kunden des Unternehmens orientiert. Einfach ausgedrückt: Die Weihnachtskarte sollte zum Unternehmen passen. Das Angebot an unterschiedlichen Weihnachtskarten ist enorm; von der klassischen, über die moderne bis hin zur lustigen Weihnachtskarte findet man für jeden Geschmack die passende Karte. Während moderne und lustige Weihnachtskarten gerne von Dienstleistern wie Werbe- und Kommunikationsagenturen gekauft werden, bevorzugen Rechtsanwälte, Steuerberater oder Banken eher klassische Weihnachtskarten. Der Karton der Weihnachtskarte sollte eine Grammatur von mindestens 160g/m haben. Vom Kauf von Weihnachtskarten von Discountern oder aus Drogeriemärkten sollte Abstand genommen werden. Für den Empfänger ist es einfach zu erkennen, ob es sich bei einer Weihnachtskarte um einen Import aus Fernost oder um eine Qualitätskarte eines deutschen Grußkartenverlages handelt.

Weihnachtsgrüße sind etwas Persönliches und sollten nur vom Empfänger gelesen werden. Daher sollte die Weihnachtskarte immer im Kuvert verschickt werden! 

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Tipp 4: Weihnachtskarten mit der Hand schreiben

Die zunehmende Popularität der Online Druckereien hat dazu geführt, dass viele Unternehmen in den letzten Jahren nur noch standardisierte Weihnachtsgrüße an Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter verschickt haben. Persönliche Wertschätzung bringt man dem Empfänger damit nicht entgegen. Eher im Gegenteil! Denn nur eine mit der Hand geschriebene Weihnachtskarte steht für etwas Persönliches und suggeriert eine persönliche Wertschätzung. Man symbolisiert, dass man sich für die andere Person Zeit genommen hat. Eine solche Geste in unserer Zeit nicht mehr selbstverständlich!

 

Wenn es aufgrund der Masse an Weihnachtskarten nicht möglich ist, alle Karten mit der Hand zu schreiben, sollte man dieses zumindest bei den Weihnachtsgrüßen für die Top-Kunden tun. Bei allen anderen Karten sollte die Anrede und die Unterschrift mit einem Stift geschrieben werden. Ansonsten kann man sich das Porto für den Versand der Karten besser sparen und komplett auf die Weihnachtskarte verzichten. Das spart Geld und Nerven. Denn es wird nicht lange dauern, bis eine solch lieblose Weihnachtskarte beim Empfänger im Papierkorb landet.

 

Unternehmen, die nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen, die komplette Weihnachtskorrespondenz mit der Hand zu schreiben, können den Weihnachtskarten Handschreibservice nutzen. Von der Personalisierung, über die Frankierung bis hin zum Versand der Karten können alle Arbeitsschritte ausgelagert werden. Das spart Zeit und mitunter sogar Geld.  

 

Tipp 5: Achte auf die Verpackung der Weihnachtskarte

Es kommt immer wieder mal vor, dass Unternehmen die Weihnachtspost in Standardbriefumschlägen verschicken. Davon ist dringend abzuraten! Auch auf den Einsatz von Adressetiketten, auf denen der Name des Empfängers gedruckt wird, sollte Abstand genommen werden. Die Adresse sollte immer mit der Hand auf den Briefumschlag geschrieben werden. Das gibt der Karte eine persönliche Note. Durch das Aufkleben einer „echten“ Briefmarke sticht die Karte zwischen der täglichen Flut an Werbeschreiben hervor.

 

Tipp 6: Persönlichkeit in die Karten bringen

Neben der Wahl der passenden Weihnachtskarte und dem Griff zum Füllfederhalter stellt die persönliche Formulierung der Weihnachtskarte das A und O da. Der Empfänger der Karte soll sich durch den Text persönlich angesprochen fühlen. Auf den Versand von Weihnachtskarten, in denen fertige Textbausteine ohne Sinn und Verstand aneinandergereiht werden, sollte verzichtet werden. Freude wird damit beim Empfänger nicht aufkommen. Anstatt der förmlichen „Sehr geehrte Herr Müller“ Anrede sollte lieber die persönliche Form „Lieber Herr Müller“ gewählt werden. Das wirkt vertrauter. Auf Standardfloskeln sollte verzichtet werden. Solche Formulierungen ließt man in der Weihnachtszeit dutzendfach. Durch Kreativität und Ideenreichtum zeugt das nicht.

 

Persönlichkeit bedeutet nicht, dass für jeden Kunden eine individuell zugeschnittene Karte geschrieben werden muss. Es reicht völlig aus, wenn man einen Satz persönlich auf den Kunden zuschneidet. Dafür kann man ein Ereignis aus dem vorangegangenen Jahr oder ein zukünftige Projekt aufgreifen. Wenn der Geschäftspartner im kommenden Jahr mit dem Bau eines Eigenheims beginnt, kann man hierauf wunderbar in einem Satz eingehen. Einige wenige Worte reichen aus, um einen glaubhaften und individuellen Weihnachtsgruß zu verschicken. Generell sollte die Weihnachtskarte möglichst kurz gehalten werden - weniger ist mehr; lieber kurz und knackig als umständlich und gestelzt! Der Text sollte zunächst auf einem leeren Blatt Papier vorgeschrieben werden. So lassen sich mögliche Rechtschreibfehler oder Fehlformulierungen einfacher korrigieren.

 

Beim Schreiben des Textes sollte immer der Empfänger der Karte im Hinterkopf behalten werden. So würde es bspw. gar nicht gut ankommen, wenn man sich bei einem Neukunden für die jahrelange Treue bedankt.

 

Tipp 7: Werbung ist ein absolutes No-Go!

Wenn es eine Todsünde gibt, mit der man jede noch so schön formulierte Weihnachtskarte zerstören kann, dann ist das der Einbezug von Werbung. Die Weihnachtskarte ist ein Instrument zur Pflege der Kundenbeziehung und sollte das auch bleiben – Werbeformulierungen haben in der Weihnachtskarte nichts zu suchen!

 

Tipp 8: Keine übertriebene Religiosität

Weihnachten ist ein christliches Fest. Dennoch hat jeder Mensch ein anderes religiöses Verständnis und nicht jeder feiert Weihnachten. Sei es, weil er Moslem, Jude oder Hindu ist. Darauf sollte Rücksicht genommen werden. Religiöse Bezüge auf oder in der Weihnachtskarte sollten daher nur dezent eingesetzt werden. Erst recht, wenn der Empfängern einer anderen Religion angehört.

 

Tipp 9: Kontinuität lautet das Zauberwort

Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, durch den Versand von Weihnachtskarten die Geschäftsbeziehung zu Kunden und Geschäftspartnern zu festigen, ist das erst einmal eine sehr gute Idee.  Hat man einmal mit dem Versand von Weihnachtskaten angefangen, so gibt es in Zukunft eigentlich keinen Weg mehr zurück. Das sollte man immer im Hinterkopf behalten. Schickt man einem Kunden in einem Jahr eine Weihnachtskarte und im nächsten nicht, würden sich viele Kunden herabgesetzt fühlen. Und das wirkt sich langfristig negativ auf die Geschäftsbeziehung aus.

 

Tipp 10: Das richtige Versanddatum bestimmen

Immer wieder kommt es vor, dass Weihnachtskarten erst nach den Feiertagen beim Empfänger im Briefkasten landen. Ob es daran liegt, dass die Post schluderig gearbeitet hat oder dass man die Karte viel zu spät verschickt hat, ist eigentlich nebensächlich. Fest steht, dass die investierten Zeit und Kosten umsonst eingesetzt wurden. Daher sollte die Weihnachtspost rechtzeitig verschickt werden. Dabei sollte auch immer der interne Postweg eines Unternehmens mit einkalkuliert werden. Aufgrund der Masse an Briefen, die die Post in der Weihnachtszeit zu bearbeiten hat, sollte für den Versand zwei bis drei Tage mehr als üblich eingeplant werden. Der optimale Versandzeitpunkt für die Weihnachtskorrespondenz sind die ersten zwei Adventswochen. In den Tagen vor Weihnachten geht die Karte womöglich aufgrund der Flut an Weihnachtskarten unter. 

 

Fazit: Die Weihnachtskarte stellt ein tolles Instrument zur Kundenpflege dar, aber…

…man sollte mit Herzblut und Leidenschaft dabei sein. Betrachtet man das Schreiben der Weihnachtskarte als lästige Pflichtübung, sollte man besser darauf verzichten. Im Zweifel wird es dem Kunden weniger auffallen, wenn er keine Weihnachtskarte erhält, als wenn er eine extrem lieblose Weihnachtskarte ohne irgendeine persönliche Note erhält.